Stand der Prüfung: 8. September 2026. SharePoint kann eine tragfähige Dokumentenplattform sein. Ob daraus ein für eine Kanzlei geeignetes DMS wird, hängt jedoch von Fachprozessen, Berechtigungen, Aufbewahrung, Migration, Betrieb und den lizenzierten Microsoft-365- und Purview-Funktionen ab.
SharePoint ist enthalten – aber nicht jede DMS-Funktion
SharePoint Online ist in zahlreichen Microsoft-365-Plänen enthalten. Daraus folgt nicht, dass Purview-Aufbewahrung, erweiterte Audit-Funktionen, eDiscovery, Microsoft 365 Copilot oder jede Automatisierung ohne Zusatzlizenz verfügbar sind. Der konkrete Plan und die Nutzergruppe müssen gegen die Purview-Aufbewahrungsdokumentation und die aktuellen Lizenzbedingungen geprüft werden.
Die frühere Aussage, SharePoint erfülle ohne Zusatzlizenz sämtliche Kernanforderungen jeder Kanzlei, war zu pauschal. Anforderungen wie Aktenführung, Fristenkontrolle, E-Mail-Ablage, Legal Hold, qualifizierte Signatur, Mandantenportal, Konfliktprüfung oder Fachsystemintegration können Konfiguration, Zusatzprodukte oder ein spezialisiertes Kanzleisystem erfordern.
Mögliche Bausteine
| Anforderung | Einordnung |
|---|---|
| Mandantentrennung | Sites, Bibliotheken und Entra-ID-Gruppen; das Berechtigungsdesign muss getestet werden |
| Versionierung | Versionsverlauf ist konfigurierbar; Grenzwerte und Aufbewahrung sind nicht dasselbe |
| Suche | Microsoft Search indexiert unterstützte Inhalte im Rahmen der Zugriffsrechte; Ergebnisqualität hängt von Inhalt und Konfiguration ab |
| Metadaten | Spalten, Inhaltstypen und verwaltete Begriffe |
| Aufbewahrung | Purview-Richtlinien oder Labels, abhängig von Szenario und Lizenz |
| Audit | Microsoft Purview Audit; Umfang und Aufbewahrungsdauer hängen von Lizenz und Audit-Stufe ab |
| KI-Unterstützung | Microsoft 365 Copilot ist separat zu lizenzieren und ersetzt kein Berechtigungskonzept |
Struktur und Metadaten
Eine mögliche Architektur trennt interne Kanzleiressourcen von mandatsbezogenen Arbeitsbereichen und abgeschlossenen Mandaten. Eine Site pro Mandant ist nur eine Option; bei sehr vielen Mandaten können andere Site- und Bibliotheksmodelle zweckmässiger sein. Sensitivitätsklassen, Aktenzeichen, Dokumenttyp, Status und Fristen sollten aus den tatsächlichen Prozessen abgeleitet werden.
SharePoint unterstützt sowohl Ordner als auch Metadaten. Die Aussage, ein SharePoint-Dokument habe «keine Position in einem Ordner», ist technisch falsch. Sinnvoll ist häufig eine kontrollierte Kombination, die Suche, Navigation, Migration und Benutzerakzeptanz berücksichtigt.
Purview schützt aufbewahrte Inhalte – nicht pauschal vor jedem Administrator
Purview kann Inhalte für eine definierte Dauer aufbewahren und im Hintergrund eine geschützte Kopie erhalten, auch wenn Benutzer das sichtbare Element ändern oder löschen. Verhalten, Priorität, Löschung nach Frist und mögliche administrative Override-Funktionen hängen von Richtlinie und Rolle ab. Die absolute Zusage, Dokumente könnten «auch durch Administratoren» nie vor Fristablauf gelöscht werden, wurde deshalb entfernt. Massgeblich ist die aktuelle Microsoft-Beschreibung der Aufbewahrung.
Copilot und Berechtigungen
Microsoft 365 Copilot verwendet grundsätzlich die Identität und die vorhandenen Zugriffsrechte der angemeldeten Person. Das reduziert aber nicht automatisch überbreite Freigaben. Microsoft empfiehlt ausdrücklich, Datenzugriff und Oversharing vor der Einführung zu bereinigen; siehe Datenschutz und Schutz für Microsoft 365 Copilot. Antworten zu offenen Fristen sind nur zuverlässig, wenn Fristen strukturiert, aktuell und für Copilot zugänglich geführt werden.
Datenstandort und Berufsgeheimnis
Microsoft dokumentiert Datenspeicherorte je Dienst und Kundenland unter Microsoft 365 data locations. Eine Schweizer Rechnungsadresse allein belegt nicht, dass jede Verarbeitung, jedes Backup und jeder Supportzugriff ausschliesslich in der Schweiz stattfindet. Vor dem Einsatz für Mandatsdaten sind Dienstkonfiguration, Verträge, Unterauftragsbearbeiter, Verschlüsselung, Zugriffe aus dem Ausland sowie schweizerisches Datenschutzrecht und Berufsgeheimnis rechtlich und technisch zu prüfen.
Typisches Vorgehen
- Anforderungen und gesetzliche beziehungsweise berufsrechtliche Pflichten erheben
- Informations-, Berechtigungs-, Aufbewahrungs- und Löschkonzept erstellen
- Lizenzmatrix für SharePoint, Purview, Audit, Copilot, Power Platform und externe Benutzer erstellen
- Pilot mit repräsentativen Mandaten durchführen und Berechtigungen testen
- Migration, Abnahme, Schulung, Monitoring und Wiederherstellung planen
Ein SharePoint-basiertes DMS kann passen, muss aber gegen ein Fachsystem und die Gesamtkosten verglichen werden. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.